Política de Tratamiento de Datos Personales
Sistema POS
Este documento explica qué datos personales recoge Herramientas Virtuales CO SAS, para qué los usa, con quién los comparte y cómo puede usted ejercer sus derechos. Se publica en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Título V del Decreto 1074 de 2015.
1. Quién responde por sus datos
| Responsable | Herramientas Virtuales CO SAS |
|---|---|
| NIT | 900719701-6 |
| Domicilio | Carrera 8 # 16 - 88, Bogotá, Colombia |
| Correo para ejercer derechos | soporte@herramientasvirtuales.co |
| Teléfono | 3168312371 |
2. Dos niveles distintos, y por qué importa
En esta plataforma hay dos clases de datos personales con responsables distintos. Saber cuál es cuál decide a quién debe usted dirigirse.
a) Datos de las empresas que contratan el servicio
De los datos del negocio y de las personas que usan la plataforma —nombre, usuario, correo, teléfono—, Herramientas Virtuales CO SAS es el Responsable. Si usted trabaja en una empresa cliente y quiere conocer, actualizar o suprimir sus datos de acceso, escriba al correo de arriba.
b) Datos de los clientes de cada negocio
Cada empresa usuaria guarda en el sistema los datos de sus compradores: nombre, documento, teléfono, correo, dirección de entrega e historial de compras. De esos datos el Responsable es la empresa, no la plataforma. Herramientas Virtuales CO SAS actúa únicamente como Encargada del Tratamiento: los procesa por cuenta y orden de la empresa, siguiendo sus instrucciones, y no los usa para fines propios.
Si usted compró en un negocio que usa este sistema y quiere conocer, corregir o eliminar sus datos, debe dirigirse a ese negocio, que es quien los recogió y quien decide sobre ellos. Si no obtiene respuesta, puede escribirnos y trasladaremos la solicitud al Responsable, pero no podemos resolverla por él.
3. Qué datos se tratan y para qué
| Datos de | Qué se guarda | Para qué |
|---|---|---|
| De quien pide una demostración La plataforma es RESPONSABLE | Nombre, teléfono o WhatsApp y, si los escribe, correo, ciudad, nombre y tipo de su negocio y el mensaje que deje en el formulario de la página comercial; la dirección IP desde la que lo envía. | Contactarlo para mostrarle el sistema y responder su solicitud. Se guardan con su autorización y se eliminan cuando lo pida. |
| De la empresa que contrata La plataforma es RESPONSABLE | Razón social, NIT, dirección, ciudad, teléfono y correo del negocio; nombre, usuario, correo y teléfono de cada persona con acceso; la contraseña, que se guarda cifrada y no se puede leer. | Prestar el servicio, dar soporte, facturar y cumplir obligaciones legales. |
| De los clientes del negocio La plataforma es ENCARGADA; el Responsable es el negocio | Nombre, documento de identidad, teléfono, correo y dirección de entrega de las personas que el negocio registra como clientes, y el historial de sus compras, cotizaciones y devoluciones. | Que el negocio pueda vender, facturar, hacer seguimiento de garantías y llevar su contabilidad. La plataforma no los usa para nada propio. |
| De los proveedores del negocio La plataforma es ENCARGADA | Razón social o nombre, NIT o documento, contacto, teléfono y correo. | Registrar compras y costos de abastecimiento. |
No se tratan datos sensibles. El sistema no pide ni almacena datos de salud, origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, pertenencia a sindicatos, vida sexual ni datos biométricos. Tampoco está diseñado para tratar datos de niñas, niños y adolescentes.
Las contraseñas no se guardan. De cada contraseña se almacena únicamente una huella criptográfica irreversible: ni quien opera la plataforma puede leerla. Por eso una contraseña olvidada se reemplaza, nunca se recupera.
4. Sus derechos como titular
El artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 le reconoce estos derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Puede ejercerlo frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley diga que no es necesaria.
- Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se les ha dado a sus datos personales.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la Ley 1581 de 2012, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante quien trata los datos.
- Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato cuando la Superintendencia haya determinado que hubo conducta contraria a la ley, o cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlo.
- Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
5. Cómo ejercerlos
Escriba a soporte@herramientasvirtuales.co indicando su nombre, un documento que acredite su identidad, el motivo de la solicitud y una dirección de respuesta.
| Consultas | Se atienden en un máximo de diez (10) días hábiles. Si no fuera posible, se le informará el motivo y la fecha de respuesta, que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. |
|---|---|
| Reclamos | Se atienden en un máximo de quince (15) días hábiles. Si no fuera posible, se le informará el motivo y la nueva fecha, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. |
Si el reclamo llega incompleto, se le pedirá que lo subsane dentro de los cinco (5) días siguientes. Transcurridos dos meses sin respuesta suya, se entenderá que desistió.
6. Con quién se comparten
Los datos no se venden, alquilan ni ceden con fines comerciales. Sólo llegan a terceros en estos casos:
| Quién | Qué recibe | Dónde |
|---|---|---|
| Google Fonts | La dirección IP y los datos del navegador de quien visita, al pedir los tipos de letra de la interfaz. No se le envía ningún dato de clientes, ventas ni inventario. | Estados Unidos y otros países donde Google tenga servidores. |
| El proveedor de alojamiento del servidor | Todo lo que el sistema guarda, por el hecho de alojarlo. Actúa como subencargado y está obligado a la misma reserva. | Según el centro de datos contratado. |
| Autoridades | Lo que exijan por orden judicial o administrativa. | Colombia |
7. Cuánto tiempo se conservan
Mientras exista la relación contractual y, después, durante los plazos que obligan las normas contables, tributarias y comerciales. En Colombia los documentos que soportan operaciones —facturas, comprobantes— deben conservarse diez (10) años, conforme al artículo 28 de la Ley 962 de 2005 y el artículo 632 del Estatuto Tributario.
Qué significa esto en la práctica. El sistema no borra los documentos: una venta, una compra o una cotización dejan constancia permanente. Por eso un producto que aparece en un documento no se elimina, se marca como descontinuado, y un cliente con historial de compras se desactiva en vez de borrarse. Suprimir esos registros destruiría el soporte contable que la ley obliga a conservar.
Lo que no está atado a un documento —un producto cargado por error, un cliente sin compras— sí se elimina a petición.
8. Seguridad
Se aplican las medidas razonables para evitar acceso no autorizado, pérdida o alteración:
- Todo el tráfico viaja cifrado por HTTPS, forzado desde el propio sistema.
- Las contraseñas se guardan con una huella criptográfica irreversible.
- Cada empresa está aislada de las demás: ningún usuario puede ver datos de otro negocio. Ese aislamiento se verifica automáticamente en cada versión.
- Cada usuario sólo accede a lo que su rol permite, y las acciones quedan registradas.
- La cookie de sesión va marcada
HttpOnly,SameSite=LaxySecure, y los formularios están protegidos contra envíos desde otros sitios. - Se generan respaldos de la información.
Ninguna medida elimina por completo el riesgo. Si ocurriera un incidente que afecte datos personales, se informará a los titulares y a la Superintendencia de Industria y Comercio en los términos que exige la ley.
9. Autorización
La autorización para tratar los datos se obtiene al contratar el servicio y queda registrada. Puede revocarse por el mismo canal de contacto, salvo cuando exista un deber legal o contractual que obligue a conservar el dato.
10. Cambios
Esta política puede actualizarse. Los cambios sustanciales se comunicarán por el correo registrado o mediante aviso en la plataforma, antes de que empiecen a regir.