Términos y Condiciones
Sistema POS
Estas condiciones regulan el uso del servicio prestado por Herramientas Virtuales CO SAS, NIT 900719701-6 (en adelante, «el Prestador») a la empresa que lo contrata (en adelante, «el Cliente»). Al usar el servicio, el Cliente las acepta.
1. Qué es el servicio
Sistema POS es un sistema de punto de venta e inventario que se usa por internet. El Prestador lo mantiene, lo aloja y lo actualiza; el Cliente lo usa para operar su negocio. No se entrega una copia del programa ni se cede su propiedad: se concede un derecho de uso mientras dure el contrato.
2. Cuentas y responsabilidad de acceso
- El Cliente es responsable de las credenciales de sus usuarios y de todo lo que se haga desde ellas.
- Cada persona debe tener su propio usuario. Compartir credenciales impide saber quién hizo qué y anula el valor del registro de actividad.
- El Cliente debe avisar sin demora si sospecha que un acceso fue comprometido.
3. De quién son los datos
Los datos que el Cliente carga son suyos. El Prestador no adquiere ningún derecho sobre su catálogo, sus clientes, sus ventas ni su contabilidad, y no los usa para fines propios ni los cede a terceros.
El Cliente puede exportar su información en cualquier momento desde el propio sistema, y solicitar un respaldo completo al terminar el contrato.
4. Qué se promete y qué no
El Prestador pondrá los medios razonables para que el servicio esté disponible y para corregir los fallos que se reporten. No se garantiza disponibilidad ininterrumpida: pueden ocurrir cortes por mantenimiento, fallos del proveedor de alojamiento o causas ajenas. Cuando el mantenimiento sea programado, se avisará con antelación.
El servicio se presta «tal como está» en cuanto a resultados comerciales: el Prestador no responde por decisiones de negocio tomadas a partir de la información del sistema, ni por lucro cesante.
5. Obligaciones fiscales y contables del Cliente
El sistema ayuda a registrar operaciones y a calcular impuestos según los parámetros que el Cliente configure, pero la responsabilidad fiscal es del Cliente: elegir la tarifa y el tratamiento tributario de cada producto, declarar y pagar.
Este sistema no emite facturación electrónica ni está habilitado ante la DIAN como proveedor tecnológico. Los documentos que genera son soportes internos de venta. Si el Cliente está obligado a facturar electrónicamente, debe hacerlo por un medio habilitado.
6. Uso aceptable
No se permite usar el servicio para actividades ilícitas, intentar vulnerar su seguridad o el aislamiento entre empresas, acceder a datos de otros clientes, ni revender el acceso sin acuerdo previo. El incumplimiento permite suspender el servicio.
7. Pagos, suspensión y terminación
- El servicio se paga por adelantado según el plan contratado.
- Vencido el plazo, hay un periodo de gracia antes de suspender el acceso.
- Durante la suspensión los datos se conservan; no se borran de inmediato.
- Cualquiera de las partes puede terminar el contrato avisando por escrito.
- Al terminar, el Cliente puede pedir un respaldo completo de su información. Pasado el plazo acordado para retirarlo, los datos se eliminan salvo lo que deba conservarse por ley.
8. Cambios en el servicio y en estas condiciones
El servicio se actualiza con frecuencia. Los cambios que afecten de forma sustancial al funcionamiento o a estas condiciones se comunicarán antes de aplicarse. Si el Cliente no está de acuerdo, puede terminar el contrato.
9. Ley aplicable
Estas condiciones se rigen por la ley colombiana. Las diferencias se resolverán de buena fe y, de no lograrse acuerdo, ante los jueces competentes de Bogotá.
Anexo. Encargo del tratamiento de datos personales
Este anexo forma parte del contrato y regula el tratamiento, por parte del Prestador, de los datos personales que el Cliente carga en el sistema.
Papeles de cada uno
| El Cliente | Es el Responsable del Tratamiento de los datos de sus clientes, proveedores y empleados. Decide qué recoge, para qué y por cuánto tiempo. |
|---|---|
| El Prestador | Es el Encargado del Tratamiento. Los trata únicamente siguiendo las instrucciones del Cliente y para prestar el servicio. |
Obligaciones del Cliente como Responsable
- Obtener la autorización de cada titular antes de registrar sus datos.
- Publicar su propia política de tratamiento y su aviso de privacidad. Puede partir del modelo que se ofrece.
- Atender las consultas y reclamos de sus titulares.
- Registrar sus bases de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando la ley se lo exija.
- No cargar datos sensibles ni de menores de edad: el sistema no está diseñado para tratarlos.
Obligaciones del Prestador como Encargado
- Tratar los datos sólo para prestar el servicio, nunca para fines propios.
- Guardar reserva, incluso después de terminado el contrato.
- Aplicar las medidas de seguridad descritas en la Política de Tratamiento de Datos.
- Dar al Cliente los medios para atender a sus titulares: consultar, corregir, exportar y suprimir desde el propio sistema.
- Informar al Cliente sin demora si tiene noticia de un incidente de seguridad que afecte sus datos.
- Trasladar al Cliente cualquier solicitud que un titular suyo dirija al Prestador por error.
- Devolver o suprimir los datos al terminar el contrato, según lo que el Cliente indique.
Subencargados
El Prestador se apoya en el proveedor de alojamiento del servidor, que queda sujeto a las mismas obligaciones de reserva y seguridad.